專業(yè)整體策劃企業(yè)活動(dòng)策劃，設(shè)計(jì)，制作，活動(dòng)創(chuàng)意，活動(dòng)執(zhí)行，活動(dòng)設(shè)備等為一體的活動(dòng)策劃公司

活動(dòng)的組委會(huì)必須堅(jiān)持既定的方針。如果花上兩個(gè)月的時(shí)間去敲定一件事情，那將會(huì)導(dǎo)致活動(dòng)的管理效率低下。你可花上數(shù)小時(shí)設(shè)計(jì)一份有創(chuàng)意的邀請函，但如果這份邀請函沒能及時(shí)打印出來以致錯(cuò)過了寄出的最后的期限，后果將不堪設(shè)想。所以，一旦你決定承擔(dān)某項(xiàng)活動(dòng)，接下來你就應(yīng)當(dāng)立即制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表。

　　在制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表之初，你應(yīng)當(dāng)在日歷上確認(rèn)活動(dòng)舉辦的時(shí)間，然后從那天開始向前排出每天應(yīng)當(dāng)做的事情。有不少差點(diǎn)弄砸活動(dòng)的可怕故事：在一次籌款活動(dòng)中，活動(dòng)計(jì)劃和標(biāo)志都在最后作了臨時(shí)改動(dòng)，而且差點(diǎn)沒有及時(shí)送到。在另外一次活動(dòng)中，計(jì)劃書都已經(jīng)分發(fā)之后，計(jì)劃書的插圖才送達(dá)。還有一次，一批T恤衫由于剛剛將標(biāo)志印上去，以至于裝這些T恤衫的箱子到場打開時(shí)還冒著熱氣。這些失誤都給參加活動(dòng)的客人留下了組織混亂的印象。而這些失誤和差點(diǎn)釀成大禍的事例正是由于計(jì)劃不當(dāng)和協(xié)調(diào)不力造成的。在籌備活動(dòng)的整個(gè)過程中，你應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地執(zhí)行每個(gè)時(shí)間段的安排，否則就容易導(dǎo)致多米諾骨牌效應(yīng)。讓人吃驚的是，有時(shí)一件看似微不足道的小事竟會(huì)對活動(dòng)產(chǎn)生重大的影響。在一次籌款活動(dòng)中，工作人員居然在活動(dòng)開始前幾分鐘還在對座位的安排進(jìn)行調(diào)整，以至于到后來他們完全沒有時(shí)間再檢查一遍，導(dǎo)致出現(xiàn)了令人尷尬的錯(cuò)誤：一張桌子被同時(shí)分配給了兩家公司，當(dāng)工作人員忙著額外再去尋找一張桌子時(shí)，客人們只得站在一旁等待。糟糕的是，由于沒有多余的桌布以及中央裝飾品，最后增加的那張桌子放在那里和其他桌子顯得極不協(xié)調(diào)，所以又只得將他撤下來。因?yàn)槭窃谧詈笠豢探拥搅宋恢谜{(diào)整的指令，所以工作人員沒能留出足夠的時(shí)間檢查重新安排的情況。你的目標(biāo)是要在方案實(shí)施的前一天將所有事情完成定下來，好讓每個(gè)相關(guān)人員有時(shí)間檢查關(guān)鍵時(shí)刻的各種細(xì)節(jié)。你應(yīng)該讓每一個(gè)工作人員在活動(dòng)開始的那一天處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。

　　拿出你所有的合同，確保所有的重要截止日期成為你的關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表上的一部分。同時(shí)你應(yīng)當(dāng)格外注意來賓人數(shù)變更日期和活動(dòng)取消日期。在這些最后期限之前，你可改變參加人數(shù)(人員損耗)和取消整個(gè)活動(dòng)(安排取消)而不會(huì)招致不良后果。通常，你可以在一定時(shí)間之前減少原定的用餐客人數(shù)量，或者減少原定的客戶預(yù)訂量而不會(huì)產(chǎn)生任何費(fèi)用。一定要將最后期限和檢查的時(shí)間考慮在內(nèi)。給你自己留出充足的時(shí)間作出明智的決定。如果你錯(cuò)過了來賓人數(shù)變更日期，錯(cuò)過了減少原有客人數(shù)量的機(jī)會(huì)，那么這個(gè)錯(cuò)誤將會(huì)使你付出昂貴的代價(jià)，因?yàn)槟銓⒉坏貌话丛群贤纤_定的客人數(shù)和客戶數(shù)量付費(fèi)。

　　在活動(dòng)進(jìn)行過程中，你還要繼續(xù)更新你的關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表、成本表和支付計(jì)劃，應(yīng)確保這些表格清單沒有任何遺漏。給每件事情都加以簡單說明，比方說由誰具體負(fù)責(zé)，最后期限是哪一天。要給自己留出足夠的時(shí)間不慌不忙地做好的你的關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表。

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